3. СУБД ACCESS 2007
Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником MS Access 2003, а также членом дружного семейства MS Office 2007. Ряд новых возможностей связан с родовыми чертами MS Office 2007, остальные же свойства связаны с диалектическим законом перехода количества в качество, проявившимся в процессе долгой эволюции от MS Access 2003 к MS Access 2007.
Прежде чем устанавливать MS Office 2007, выберите выпуск программного пакета, в состав которого входит MS Access 2007, из следующего списка:
• MS Office Professional 2007;
• MS Office Professional Plus 2007;
• MS Office Enterprise 2007.
MS Access 2007 является частью MS Office System, так что базовые объекты интерфейса – меню, панели инструментов, диалоговые окна – работают точно так же, как в других продуктах Office 2007 или других приложениях для MS Windows.
3.1. Новые функциональные возможности СУБД Access 2007
В программе Access 2007 используется новый интерфейс пользователя , который обеспечивает высокую эффективность
и производительность работы. Главным элементом интерфейса является особая панель – Лента инструментов , заменившая все меню и панели инструментов, которые были в предыдущих версиях программ Office.
На Ленте собраны вместе все команды, которые вы можете выполнять. Они сгруппированы по тематическим вкладкам. Лента имеет вкладки двух типов:
• основные ( Главная , Создание , Внешние данные , Работа
с базами данных ), на которых собраны команды и инструменты,
доступные в любой момент;
• контекстные ( Конструктор , Режим таблицы , Формат ,
Упорядочить и т. д.), которые появляются на Ленте по мере необходимости. Количество отображаемых контекстных вкладок и их
названия связаны с текущим (выделенным) объектом БД, его режимом или задачами, которые можно выполнить.
Начинается работа в программе Access 2007 со страницы
Приступая к работе с Microsoft Office Access .
Здесь вы не только можете создать новую (из шаблона или пустую) или открыть существующую БД, но также просмотреть информацию из справочной системы или из Интернета. Единственная традиционная панель инструментов, которая осталась в Access 2007 – это Панель быстрого доступа . На ней расположены кнопки чаще всего используемых команд ( Сохранить , Отменить и др.). Вы можете добавлять на нее кнопки любых команд по своему усмотрению.
Плавающее окно БД было заменено Областью переходов , прикрепленной к левому краю окна программы.
Область переходов можно сворачивать. Она содержит все объекты текущей БД, но в ней не осталось средств для создания объектов и управления ими (кроме, естественно, контекстного меню, которое можно открыть для любого объекта). Способ отображения объектов может быть настроен. Из Области переходов можно открыть любой объект БД в любом режиме представления.
Наконец, объекты БД открываются на вкладках в рабочей области (а не в отдельных окнах). Вверху вкладки каждого открытого объекта отображается его ярлык.
Это позволяет легко видеть все объекты, с которыми вы работаете, и не терять из виду те, которые закрыты другими. Однако остается возможность вернуться к старому, оконному способу
Новые форматы БД . Формат БД программы Access 2007 –
.accdb (и производные форматы .accde, .accdt, .accdc и .accdr) – обеспечивает поддержку новых возможностей программы. При этом старые файлы (.mdb и др.), как и их упраздненные возможности, продолжают полноценно работать в новой версии программы. Более того, в Access 2007 вы можете создавать БД и проекты Access в старых форматах. Работа с БД в формате .accdb в более ранних
версиях программы не обеспечивается.
Новый режим представления форм и отчетов – режим
Макета . Он позволяет редактировать структуру формы или отчета вместе с данными. Здесь легко добавлять элементы, выравнивать и форматировать их, применяя специально предназначенные для этого средства. Элементы управления можно объединять в макеты
двух типов: в столбик или ленточный. Средства редактирования
применяются сразу ко всему макету.
Тематические шаблоны нового типа . Новые шаблоны БД доступны непосредственно со страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access . Они позволяют быстро создавать структурно законченные тематические БД формата Access 2007. Каждая БД включает в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и межтабличные связи, но не заполнена никакими данными. Некоторое количество шаблонов входит в установку программы
Средства быстрого создания объектов . Вкладка Создание ленты собрала все средства (в том числе и вновь появившиеся) для создания объектов БД (таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов, модулей, списков SharePoint и др.). Средства для создания объектов значительно улучшены и хорошо согласованы. Например, если открыта или выделена таблица, то создать на ее основе форму можно всего лишь двумя щелчками мыши. Автоматически созданные формы и отчеты получают единообразный вид, включающий,
например, общую эмблему, цветовой стиль, дату и т. д.
Быстрое заполнение таблиц . Программа Access 2007 научилась автоматически распознавать данные, которые вводятся в бланк таблицы, и на основе этого задавать тип данных для нового поля. Поэтому во многих случаях процесс создания таблиц значительно упростился – таблицу можно создавать сразу в режиме Таблицы , минуя режим Конструктора . Также средство распознавания типа
данных работает при вставке таблицы из программы Excel. Строки итогов в таблицах . Еще одна новая возможность
заключается в следующем: в режиме Таблицы можно добавлять строки с итоговыми значениями полей. В ячейках итогов могут размещаться суммы, средние значения, количества значений, максимальные и минимальные значения, стандартные отклонения
и дисперсии. Это удобно для быстрого анализа данных таблиц. Готовые шаблоны полей . Пользователи могут не утруждать
себя созданием полей и заданием их свойств – в программе Access 2007 есть панель Шаблоны полей , в которой имеется 70 готовых полей в 7 различных категориях. Выберите поле в панели и перетащите его в таблицу, которую вы создаете. Такой способ гарантирует единообразие полей. Поэтому его удобно принимать для обязательного применения при совместной деятельности в составе рабочей группы.
Разделенная форма . В Access 2007 добавлен новый тип форм, который создается автоматически – разделенная форма. Она комбинирует в себе для одной и той же таблицы (или запроса) режим Таблицы и режим Формы . Такой тип формы удобно использовать для ввода данных в таблицу. С помощью специального свойства формы можно задать, где должно располагаться таблич-
ное представление: слева, справа, сверху или снизу.
Новый тип данных «Вложение» . В Access 2007 добавлен новый тип данных – «Вложение». В полях такого типа информация хранится в двоичной кодировке и сжатом виде. Таким образом в БД удобно сохранять изображения, графику, файлы программ Office или любые другие типы файлов. В одной записи может быть несколько полей с этим типом данных. В каждом поле могут храниться несколько файлов. Из своей ячейки файл легко открывается и обрабатывается в Windows в той программе, в которой он был создан (или к которой он приписан). В такие поля удобно, например, сбрасывать промежуточные файлы при совместной работе над проектом.
3.2. Объекты Access 2007
БД – это компьютерный эквивалент организованного списка информации. Преимущество БД состоит в вашей возможности быстро получать из нее точную информацию. В Access данные организованы в виде таблиц. Access 2007 является реляционной БД, так что вы можете считать несколько таблиц одной БД как единое место хранения и легко извлекать информацию из различных таб-
лиц в том порядке и формате, который наиболее вам подходит. Таблица – один из объектов, с которыми вы можете работать
в Access. Таблицы являются ключевыми объектами БД, а целью других объектов (запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей) является взаимодействие с одной или несколькими таблицами.
Каждый объект Access 2007 имеет два или более способов представления. Например, вы просматриваете данные из таблицы
в режиме Таблицы и определяете, как эти данные отображаются
в режиме Конструктора .
Одним из способов поиска информации в БД Access является создание и запуск запроса. Вы используете запросы для выборки
Microsoft Access 2007 Введение
1. Общие сведения
База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database Management System) — специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.
Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных. В Access 2007 используются логически связанные таблицы, состоящие из однотипных записей. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.
В MS Office Access 2007 представлено несколько новых расширений файлов:
• accdb – расширение файла нового формата MS Office Access 2007. Заменяет файлы с расширением mdb;
• accde – расширение файлов MS Office Access 2007, которые работают в режиме исполнения. В accde-файлах удален весь исходный код. Работающий с accde-файлом может только выполнять код VBA, но не может изменять его. Файлы accde пришли на смену файлам с расширением mde;
• accdt – расширение файлов шаблонов баз данных MS Office Access 2007;
• accdr – новое расширение файлов, позволяющее открывать базу данных в режиме выполнения.
Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.
Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.
При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница «Приступая к работе с Microsoft Access 2007».
Office Access 2007 — Приступая к работе
При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый вариант на странице «Приступая к работе с Microsoft Access 2007» из «Категории шаблонов» или шаблоны «Из Microsoft Office Online». При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).
Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) — Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке «Открыть/закрыть границу области переходов».
Тем пользователям, которые ранее использовали офисные приложения от фирмы Microsoft, придется переучиваться. Предстоит забыть старые образы панелей инструментов и освоить новое понятие Ribbon — Лента.
Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 позволяет организовать комфортную работу с базами данных, вносить в них изменения в режиме реального времени, контролировать отчетность и предоставлять корпоративный доступ к общим документам. Главное достоинство программы – ее простота и функциональность. Даже не обладая глубокими познаниями в особенностях продукта, пользователь легко сможет разработать необходимое приложение, задействовав для этого бесплатные шаблоны.
Особенно пришелся по вкусу Майкрософт Access 2007 представителям бизнес-сферы, которые с помощью простой программы могут адаптировать разработанные проекты в соответствии со своими направлениями и вести предпринимательскую деятельность еще более эффективно.
Возможности Microsoft Access 2007
Помимо готовых шаблонов, которые программа предоставляет пользователям бесплатно, скачать Access 2007 стоит и ради других ее преимуществ и возможностей. Так, например, программное обеспечение имеет несколько видов образцов баз данных. Выбирая среди них подходящий вариант, вы сможете отслеживать следующие параметры:
- текущие задачи;
- контакты;
- важные события;
- другую информацию, которая необходима вам для организации рабочего процесса.
Настройки приложения позволяют выставлять параметры на собственное усмотрение, поэтому вы можете удобным образом сформировать для себя формы, отчеты, таблицы, макросы и другие элементы, использующиеся в работе.
Программа Access 2007 интегрирована с другими офисными продуктами компании Microsoft, поэтому вы можете без труда переносить информацию из Excel и использовать ее в работе.
Отличия от предыдущих версий
Отличия заметны уже при первом запуске выпуска 2007.
- По сравнению с предыдущими версиями существенно упростилось создание таблиц. Для этого достаточно лишь нажать одну клавишу с соответствующим названием и заполнить стандартную форму. Приложение самостоятельно установит тип полей и оптимизирует таблицу для удобной работы.
- Разработчики уделили особое внимание интерфейсу приложения, который был существенно переработан. Сейчас главной частью стала лента, в которой объединился весь инструментарий, упростился выбор команд и опций, стал доступнее поиск. Поэтому пользователю уже не придется тратить так много времени на поиск, как раньше.
- Большая часть диалоговых окон была заменена на коллекцию, где отображаются удобным образом доступные параметры.
- Сделать правильный выбор неопытному пользователю помогают всплывающие подсказки, а также предварительный просмотр.
Скачать Microsoft Access 2007 бесплатно вы можете прямо сейчас, но предварительно ознакомьтесь с ее системными требованиями и убедитесь, что ваш компьютер им соответствует.