Microsoft access модификация таблиц

Содержание
  1. Лабораторная работа №6 Создание, редактирование и модификация таблиц в субд Microsoft Access 2007
  2. Краткие теоретические сведения
  3. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office .
  4. 7. Редактирование и модификация таблиц базы данных субд ms access. Установка реляционных связей между таблицами
  5. 8. Работа с данными с использованием запросов в субд ms access
  6. Работа с таблицами
  7. В этой статье
  8. Сведения о таблицах
  9. У упорядока данных путем изменения и перемещения столбцов или строк
  10. Resize columns or rows
  11. Ручное resize a column
  12. Автоматическое resize a column
  13. Resize multiple columns
  14. Изменение размера строк
  15. Высота строк по умолчанию
  16. Перемещение столбца
  17. Переименование столбца
  18. Отображение и скрытие столбцов
  19. Скрытие столбцов
  20. Показать столбцы
  21. Изменение стиля линий сетки и цвета фона
  22. Настройка стиля линий сетки
  23. Настройка цвета фона
  24. Изменение цвета фона чередующихся строк
  25. Изменение формата текста
  26. Обобщение данных путем добавления строки итогов
  27. Применение сортировки и фильтрации
  28. Сохранение изменений макета

Лабораторная работа №6 Создание, редактирование и модификация таблиц в субд Microsoft Access 2007

Цель работы: Изучение информационной технологии создания, редактирования и модификации таблиц в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

Краткие теоретические сведения

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.

Таблицу можно создать:

с помощью создания новой базы данных;

вставки таблицы в существующую базу данных

на основе шаблона таблиц

импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных.

При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.

Создание новой таблицы в новой базе данных

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office .

Выберите команду Создать.

В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.

Нажмите кнопку Создать

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

Создание новой таблицы в существующей базе данных

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office .

Выберите команду Открыть.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы

Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в MS Access 2007.

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.

Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы.

Использование импорта или связи для создания таблицы

Для создания таблицы можно использовать импорт данных, сохраненных в другом месте, или связь с ними. Например, можно использовать импорт данных или связь с данными электронной таблицы Excel, списка SharePoint, файла XML, другой базы данных Access, папки Microsoft Office Outlook 2007 и ряда других источников.

При импорте данных в новой таблице текущей базы данных создается копия этих данных. Напротив, при использовании связи с данными в текущей базе данных создается таблица, динамически связанная с данными, хранящимися в другом месте. Таким образом, данные, изменяемые в связанной таблице, изменяются и в источнике исходных данных (за некоторыми исключениями, см. примечание ниже). Когда данные в источнике изменяются с помощью другой программы, это изменение будет отображаться и в связанной таблице.

Примечание. В некоторых случаях нельзя внести изменения в источник данных с помощью связанной таблицы, это в первую очередь касается такого источника данных, как лист Excel.

Создание новой таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

В имеющейся или вновь созданной базе данных на вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите один из доступных источников данных.

Читайте также:  Как распаковать run linux

Следуйте инструкциям в диалоговых окнах.

Будет создана новая таблица, имя которой появится в области переходов.

Создание таблицы на основе списка SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импорт списка SharePoint или связь с ним. Если такой список уже существует, его можно импортировать или создать связь с ним. Можно также создать новый настраиваемый список или новый список на основе встроенного шаблона.

Источник

7. Редактирование и модификация таблиц базы данных субд ms access. Установка реляционных связей между таблицами

Под модификацией таблицы будем понимать удаление существующих полей из таблицы, добавление новых полей, изменение имени, типа, размера, формата данных поля.

В Access модификация структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктор. Для модификации структуры таблицы необходимо:

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу, структуру которой необходимо изменить.

2. Щелкнуть мышью по нужной таблице в окне База данных.

3. Щелкнуть мышью по кнопке Конструктор, чтобы открыть описание структуры таблицы в режиме Конструктора.

Для удаления поля в режиме Конструктора следует:

1. Установить текстовый курсор в удаляемую строку

2. Щелкнуть мышью по кнопке Удалить строки на панели Стандартная или выполнить цепочку команд меню: Правка®Удалить строки.

3. Щелкнуть мышью по кнопке Да в открывшемся окне.

Необходимо помнить, что при удалении поля, все уже содержащиеся в нем данные удаляются.

Для вставки поля в режиме Конструктора требуется:

1. Установить текстовый курсор в поле строки, над которой будет расположено новое поле. Для нашего примера это будет поле Язык.

2. Щелкнуть мышью по кнопке Добавить строки на панели Стандартная или выполнить цепочку команд меню: Вставка®Строки.

3. После вставки пустой строки она заполняется аналогично тому, как это делалось ранее при описании структуры таблицы.

Изменение имени поля осуществляется при редактировании столбца Имя поля Изменение типа данных в режиме Конструктора выполняется с помощью выпадающих меню столбца Тип данных, а изменение подтипов, формата и размера данных производится в окне Свойства поля.

Процесс установки связей между таблицами называют построением схемы базы данных.

Для установления связей между двумя таблицами необходимо определить в каждой из них поля для этого связывания. Эти поля не обязательно могут иметь одинаковые имена, но должны содержать однотипные данные.

8. Работа с данными с использованием запросов в субд ms access

Ранее отмечалось, что для работы с данными, отобранными в соответствии с каким-либо условием, может быть использована возможность установить фильтр для таблицы базы данных или формы (в пункте меню Записи). В том же пункте меню есть разделРасширенный фильтр, который открывает окноКонструктора запросов. Кроме того,Конструктор запросовфактически уже использовался при описании источника записей для отчета. Для работы с запросами и для их сохранения в базе в системеAccessприсутствует специальный раздел, который позволяет создавать новые запросы в режиме конструктора или с помощьюМастера.

Принцип формирования запросов наиболее легко освоить при использовании Мастера запросов. Предположим, нам нужно отобрать тех студентов, которые по предметуМатематикаимеют только отличные оценки по результатам первого семестра. Для создания запроса выбираем в разделеЗапросыбазы режимСоздание запроса с помощью Мастера.

На первом шаге следует выбрать таблицы и поля, которые нужно включить в запрос. Выбор полей может быть выполнен из нескольких таблиц базы.

На шаге 2(«подробный или итоговый отчет») выбираем подробный отчет.На последнем шаге 3задаем название запросаМатематикаи выберем вариантИзменить макет запроса, после чего нажимаем кнопкуГотово. Запрос открывается вконструкторе запросов, его вид показан на. В верхней частиКонструкторазапросов показаны таблицы, используемые для отбора данных и связи между ними, в нижней части — таблица для выбора полей, группировки данных (если строки «Групповые операции» нет, нужно выбрать эту команду в главном меню Microsoft Access в пункте «Вид»), задания сортировки и условий отбора. Можно также убрать галочки у тех полей, которые вы не хотите показывать на экране.

Сохраним запрос и посмотрим его текст в режиме SQL (Structured Query Language). Текст запроса будет выглядеть следующим образом:

Закроем окно конструктора и выполним запрос командой Открытьили двойным щелчком мышью. Результат отбора данных будет показан на экране в виде таблицы. Следует помнить, что редактирование данных этой таблицы приведет к изменению информации в таблицах базы данных! Результаты выполнения запроса или данные таблиц можно представить в виде диаграмм и графиков. Создадим запрос, в котором покажем в графическом виде средний балл по студенческим группам по предмету «Математика» (№ предмета = 1). Для группировки данных, как отмечалось выше, в пункте «Вид» меню системы ставим галочку у строки «Групповые операции». Получим следующий текст запроса:

Читайте также:  Astra linux мфу kyocera

Для представления данных в виде графика в меню Видвыбираем пунктСводная диаграмма, после чего открывается окноПостроителядиаграмм. Методы оформления диаграмм аналогичны использованию объектаДиаграмма Microsoft Graphв программах Microsoft Word или Excel.

Источник

Работа с таблицами

Если открыть таблицу или просмотреть результаты запроса, Access отобразит результаты запроса или таблицы. Данные таблицы или результаты запроса, которые вы находитесь в представлении таблицы, часто называют таблицей. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в виде простого отчета.

В этой статье

Сведения о таблицах

Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. Поля для каждой записи таблицы, формы или запроса отображаются в табли формате (строка и столбец), как показано ниже.

По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите в меню «Открыть» пункт «Открыть», чтобы открыть таблицу или запрос в качестве таблицы.

При применении определенных форматов к строкам и столбцам или добавлении строки итогов таблица также может служить простым отчетом.

У упорядока данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

Вы можете упорядочеть данные, чтобы таблицу было проще просматривать или отображать только необходимые данные в определенный момент времени. В этом разделе показано несколько способов сделать это.

Resize columns or rows

Иногда не все столбцы в режиме таблицы поместился на экране или распечатке, а отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, мог продолжить новую строку.

Открыв таблицу, запрос или форму в режиме таблицы, вы можете либо вручную отформатировать отдельные столбцы, либо автоматически подгонять размер столбца под его содержимое.

Ручное resize a column

Наберем указатель на край столбца, в который вы хотите влиять.

Когда указатель станет двунамерной стрелкой, перетащите край столбца до нужного размера.

Автоматическое resize a column

Чтобы лучше всего подгонять размер столбца под его содержимое, наберем его край.

Когда указатель мыши станет двунамерной стрелкой, дважды щелкните край столбца.

Resize multiple columns

Чтобы изменить одновременно несколько столбцов, выберем несколько смежных столбцов, удерживая на клавише SHIFT, а затем измещайте выбранные столбцы. Вы также можете выбрать всю таблицу и выбрать все столбцы.

Изменение размера строк

Чтобы отсортировать строки, наберете указатель между любыми двумя записями в области выбора и перетаскивать их, пока не выберете нужный размер.

Размер каждой строки невозможно отдельно — при этом будут меняться все строки.

Высота строк по умолчанию

Чтобы по умолчанию высота строк была меняться, щелкните правой кнопкой мыши селектор записей и выберите в shortcut-меню пункт «Высота строки».

В диалоговом окне «Высота строки» выберите поле «Стандартная высота» и нажмите кнопку «ОК».

Примечание: Отменить изменения ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу, а затем нажмите кнопку «Нет», когда вам будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. Нажатие кнопки «Нет» также отменит любые другие внесенные изменения макета.

Перемещение столбца

Вы можете быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место. Например, это можно сделать, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.

Щелкните замещающие столбцы, чтобы выбрать столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.

Переименование столбца

Иногда может потребоваться переименовать столбец, чтобы он лучше описывал данные, которые в нем содержатся. Например, если столбец с адресами электронной почты называется EMAdd, может потребоваться упростить понимание заголовка столбца, изменив его на «Адрес электронной почты». Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в shortcut-меню пункт «Переименовать столбец» и введите новое имя. Например, введите «Адрес электронной почты».

Отображение и скрытие столбцов

Если вы хотите отобразить или напечатать только определенные столбцы для таблицы, можно скрыть их. Например, при работе с базой данных контактов может потребоваться видеть только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Это представление можно создать, скрыв все остальные столбцы.

Читайте также:  Как установить драйвер принтера hp 107

Скрытие столбцов

Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.

Чтобы выбрать смежные столбцы, щелкните дополнительные заглавные колонок, удерживая нажатой shift.

Примечание: Несмеченные столбцы выбрать нельзя. Вы можете выбрать дополнительные столбцы и скрыть их отдельно.

Щелкните правой кнопкой мыши заглавную кнопку столбца и выберите в shortcut-меню пункт «Скрыть поля».

Показать столбцы

Щелкните правой кнопкой мыши любой заглавный колонок столбца и выберите в shortcut-меню пункт «От новых полей».

В диалоговом окне «Отображите столбцы» пометить каждый столбец, который вы хотите отобрать, и нажмите кнопку «Закрыть».

Изменение стиля линий сетки и цвета фона

При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматирование, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.

Настройка стиля линий сетки

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Сетка».

Выберите нужный стиль линий сетки.

Настройка цвета фона

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет фона».

Выберите нужный цвет фона.

Изменение цвета фона чередующихся строк

Цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы можно установить независимо от цвета фона по умолчанию. Задав чередующийся цвет фона, можно упростить разли чтобы было проще различать смежные строки.

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Чередующийся цвет строки».

Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.

Изменение формата текста

Открыв таблицу, запрос или форму в представлении таблицы, вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются во всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения автоматически в следующий раз при следующем открытие таблицы включались в таблицу, не забудьте нажать кнопку «Да», когда вы закроете таблицу, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.

С помощью дополнительных команд в группе «Форматирование текста» на вкладке «Главная» можно изменить характеристики шрифта в таблице.

Щелкните любую ячейку в таблице.

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» сделайте следующее:

Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните его в поле «Шрифт».

Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле «Размер шрифта».

Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку «Полужирный», «Italic» или «Подчеркнутая» (или любое сочетание этих трех шрифтов).

Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет шрифта» и выберите цвет из палитры.

Обобщение данных путем добавления строки итогов

Добавив строку итогов в таблицу, можно быстро увидеть вычисляемую сумму для столбца. Помимо суммы столбца данных, строку итогов можно использовать для других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.

Чтобы отобразить строку итогов, сделайте следующее:

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

В нижней части таблицы появится новая строка со словом «Итог» в первом столбце.

Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка со словом «Итого».

Щелкните отобразит стрелку и выберите тип вычисления, который вы хотите отобразить в этой ячейке.

Список доступных функций или типов вычислений зависит тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения в рублях, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям в рублях, например «Минимальное» и «Максимальное».

Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в статье «Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки итогов».

Применение сортировки и фильтрации

Есть ряд дополнительных быстрых изменений, которые упрощают просмотр и печать таблицы. Например, на рисунке ниже названия компаний отсортировали по алфавиту.

Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в его заглавной области), а затем выберите нужный параметр сортировки.

Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заглавной области столбца и выберите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые или числовое фильтры, чтобы создать более подробные фильтры.

Сохранение изменений макета

После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем ее открытие. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить эти изменения. Если нажать кнопку «Да»,изменения будут сохранены и применены при следующем открытие таблицы. Если нажать кнопку «Нет»,изменения будут отменены, а в следующий раз таблица откроется с настройками макета по умолчанию (или с последним сохраненным параметром).

Источник

Поделиться с друзьями
КомпСовет
Adblock
detector